看看采购订单的附件,就知道企业的采购管理水平了

JitLogistics2018-02-24 16:32:28
E2biz服务笔记
用系统的力量打造更好、更快、更经济的供应链

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一个场景
采购员把采购订单交给采购经理,订单后面附了一份比价单,按照公司的要求完成了“三家比价”。这份订单并没有选最低价,因此也按公司规定在“备注栏”写明了原因。采购经理仔细检查了一下订单后面的各种单据都齐全了,就在订单上签了字。

这个场景每天都在发生。即使是在引入信息系统后,也只是从纸面搬到了电脑里。
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一则笔记
那么,订单后面只附一份比价单就够了吗?订单后面的附件,应该体现做出采购决定的依据。而一个企业依据什么做采购决定,就体现了采购管理的水平

除了单价的比较,我们来看看还可以通过些什么分析更全面地衡量采购决定的合理性。

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获得单位产出的成本分析
采购决定最重要的支持资料之一是使用成本分析。这并不是简单的单价比较。 比如买一套磨具,单纯地比较磨具的价格并不是真正的使用成本分析。必须要分析UPH(Unit Per Hour),即单位时间(用小时或其他时间单位均可)产量,以及磨具的额定使用寿命。换算出获得单位产出的成本来比较,才是真正的使用成本分析。

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价格数量综合分析
对持续购买品,尤其是大量的持续购买品,除了单价的比较,更有帮助的是采购背景的呈现。

以原材料为例,出于供应安全的考虑,常常会需要多家供应商同时供应。也就是说,不能只从最低价格的供应商一家去采购。

那么在相关订单的附件中,就应该在说明各供应商报价的同时,也说明各供应商的供应份额及对应的采购金额。这是因为份额和采购金额可以直观地呈现当前的采购决定对企业供应成本的影响。

某种物料,对同样的单价差,基于不同的采购数量,选择较高报价去采购时需要多付出的成本是完全不同的。而这个多付的成本比单价更为重要

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大宗商品价格关联分析
如果供应商使用的原料有公开价格,比如铜材、钢材、原油等等,在国际上知名的交易所都有公开价格。那么将供应商报价的变化与对应的大宗商品公开价格的对应期间变化做个比对,也可以很好的了解供应商报价的合理性。

做比对时,应该考虑到由于库存的缘故,通常供应商报价的变化应该晚于大宗商品市场价格的变化。

除了大宗商品价格外,有的商品涉及到外币交易,还需要参考国际市场上相关汇率的变化。

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供应商合作关系分析
对大量的持续购买品,一份订单往往意味着少则一季度,多则一年的合作。订单怎么下实际上体现了采购部门如何管理与长期供应商的合作关系。比较典型的量化的合作关系分析有:

品类份额分析    这不是逐个料号的份额分析,而是把与一组供应商相关的一个或多个品类的全部物料综合起来,看这组供应商在这些品类中的份额,这种“品类”份额分析,可以清楚地说明每个供应商对企业的重要程度

供应商年度采购额分析    简单说就是企业每年给供应商下多少金额的订单。把这个金额和供应商自己的年度营业额做比对,可以告诉采购人员自己企业对这个供应商的重要性。对于需要与之进行深度技术合作、需要供应商为你这个客户进行研发投入的情况下,这种分析尤为重要。
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一次思考
上面这些分析,可以帮助衡量采购决定合理性。但是,即使采购工程师都知道了这些分析的重要性,也非常愿意去做,还有一个问题:哪有那么多时间啊?!除了第一种以外,其他几种分析都需要大量的数据支持,如果每份订单后面都要准备上述这些分析资料,那一礼拜也做不完一份订单了。

这就是信息系统最有价值的时候了。迅速采集和整理大量数据,并以用户最需要的方式呈现出来,正是系统最擅长做的事情之一。

好的管理系统不仅仅只是把工作从纸面上搬到电脑里,更重要的是可以依据好的管理方法,提供高效的数据分析,完成靠手工几乎不可能完成的事。好的采购管理系统,必须能够帮助采购人员不断优化采购决定,提高整个企业的采购管理水平。

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